Порядок 

работы

старшего администратора.

Никакая инструкция не может перечислить 

всех обязанностей должностного лица, 

предусмотреть все отдельные случаи и дать 

вперёд соответствующие указания, а поэтому 

господа Вы должны проявить инициативу и, 

руководствуясь знаниями своей специальности 

и пользой дела, принять все усилия 

для оправдания своего назначения.

из циркуляра Морского 

технического комитета №15

 от 29.11.1910 г

Обязанности Сотрудника:

·        Соблюдать правила трудового распорядка Компании.

·        Выполнять положения настоящей инструкции, даже в тех случаях, когда они кажутся Сотруднику неправильными или нерациональными.

·        Повышать свою квалификацию в части изучения услуг, предоставляемых Компанией, а также методик их реализации клиентам.

·        Уметь пользоваться программным обеспечением, необходимым для выполнения своих обязанностей, в том числе: 1С:Предприятие, MS Office, Google документы и таблицы, кассовый терминал и терминал Эквайинга.

·        Сдать квалификационный экзамен для подтверждения знания настоящей инструкции и технических сведений об услугах предприятия согласно вопросам, изложенным в плане стажировки.

·        Полученные ответы и разъяснения на свои вопросы необходимо понимать, запоминать или записывать полученную информацию с целью исключения задавания одних и тех же вопросов дважды.

·        Знать конкурентов предприятия и уметь представить преимущества своей Компании перед ними.

·        Аккуратно и бережливо относиться к имуществу Компании, включая канцелярские товары, расходные материалы и электроэнергию.

·        Знать и понимать, что рабочее время сотрудника принадлежит Компании. Ходить с места на место еще не означает работать. Работать - значит двигать процесс вперед и выполнять какое-нибудь задание. Менеджеры и мастера должны стараться превратить напрасное движение в  работу.

·        Не допускать использование имущества Компании в личных целях и интересах третьих лиц.

·        В случае совершения ошибок, противоречащих настоящей инструкции, которые не могут быть немедленно исправлены Сотрудником самостоятельно, а также в случае нарушения по любой причине любых требований настоящей инструкции немедленно самостоятельно сообщить об этом руководителю для принятия им мер по исправлению ошибок или нарушений.

·       В случае производственной  необходимости продолжать работу сверхурочно и выходить на работу в выходные дни.

·        В случае возникновения любых неприятностей, конфликтов, инцидентов с сотрудниками Компании, клиентами, поставщиками, контрагентами, государственными надзорными, контролирующими, правоохранительными и другими органами, соседями, посторонними людьми и организациями немедленно сообщать об этом руководителю.

·        Личностные конфликты, оскорбления, пренебрежение коллегами, оскорбительные действия и бездействие по отношению к кому бы то ни было, связанному с деятельностью Компании, запрещены.

·        Утаивание любой информации, касающейся предприятия, и вранье руководителю Компании запрещены.

·        Выполнять разовые поручения руководителя Компании, не описанные в трудовом договоре и в настоящей инструкции, по мере их возникновения.

Другие поручения руководителя:

·        В случаях, когда это необходимо Компании или  когда руководитель сочтет целесообразным отвлечь Сотрудника от исполнения его обязанностей, описанных настоящей инструкцией, Сотрудник обязан выполнить поручения и указания руководителя.

·        Руководитель может направить Сотрудника в командировку к клиенту или партнеру.

·        Сотрудник обязан выполнять также и разовые поручения руководителя, исполнение которых требует более низкой квалификации, чем квалификация Сотрудника. Например курьерские поручения, поручения по уборке помещений офиса и любые другие, не угрожающие жизни и здоровью Сотрудника и третьих лиц.

·        Сотрудник обязан понимать, что исполнение любых разовых поручений руководителя продиктовано  исключительно интересами Компании и не направлено на его неправомочную эксплуатацию или унижение его чувства собственного достоинства.

·        Сотрудник обязан понимать, что разовые поручения руководителя, даваемые Сотруднику и (или) другим сотрудникам, также ни в коей мере не являются издевательскими и унизительными. Другими словами, любой труд по поручению руководителя в интересах Компании полезен и почетен.

Оглавление

1. Обязанности старшего администратора. 7

2. Контроль сотрудников. 8

3. Контроль выполнения сотрудниками должностных инструкций 9

4. Как Вводить Сотрудника в Должность 10

1. Обязанности старшего администратора.

В обязанности старшего администратора компании ТУРБО-ТЕХ входит.

1. Умение работать на телефоне и складе с целью подмены персонала.

2. Знание 1С, правил документооборота компании в целом.

3. Работа с кассой и с безналичным расчетом (эквайринг).

4. Знать правила работы с первичной бухгалтерской документацией (систем налогообложения).

5. Знать правила оказания услуг населению (знание законодательства).

6. Знать как организовать набор сотрудников. Как проводить конкурсы по отбору персонала.

7. Контроль персонала.

8. Контроль за расходом денежных средств (целесообразность закупок).

9. Знать устройство турбины и турбированных двигателей (рулевого управления и карданного вала) (в зависимости от направлений в филиале).

10. Уметь подбирать запасные части.

11. Работа с поставщиками.

12. Обучение и адаптация новых сотрудников Компании.

13. Уметь работать с гарантийными обращениями. 

14. Обеспечение уборки автосервиса и организация работы уборщиц.

15. Своевременная подготовка и сдача отчетов руководству.

16. Контроль и оплата рекламы в интернете (знать ответственных, какая реклама используется и как она оплачивается).

17.  Обеспечение бесперебойной работы офиса, заказ офисных принадлежностей и бытовой химии

18. Обеспечение сотрудников спецодеждой и инструментом. Их подбор, заказ и организация доставки.

19. Выполнение прочих поручений руководителей по развитию Компании.

Старший администратор должен знать инструкции всего административного персонала с целью подмены сотрудников.

Помимо вышеперечисленного старший администратор в обязательном порядке должен формировать команду и ее дух. Иными словами, помогать нанимать лучших, обучать их и мотивировать. А для этого постоянно нужно расширять свой кругозор (читать, смотреть видео, интересоваться какие инструменты применяют в других областях, не обязательно в нашей сфере).

2. Контроль сотрудников.

Для контроля сотрудников в компании есть отдел контроля. Отдел контроля слушает звонки, проверяет трелло, документы и камеры. Все замечания вносятся в Google таблицу Точки контроля (для каждого филиала своя таблица).

Проверка проводится по чек листу:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iewToh79tn_PvIh_aC5bQo0-5UXhmx5bDH-4BhsEs9E/edit#gid=1385062476

Старший администратор также контролирует:

Опоздания – сотрудник должны вовремя приходить на работу, в зависимости от филиала рабочий день начинается в 8-45 или в 7-45.

Внешний вид – наличие формы, халатов, бейджиков, а также их чистота.

Рабочие места и территория – контролируется в течении дня (работа уборщиц) и вечером.На рабочих местах должен быть порядок, в турбинной весь инструмент должен висеть на своих местах, на столах должно быть чисто, мусор должен быть выброшен, турбины лежат в ящиках с соответствующими бирками, ящики должны быть чистыми. В «песочнице» также должно быть чисто, никаких раскиданных тряпок, пленок и т.п, все должно быть убрано. Желательно когда нет работы приводить ящики для турбин в нормальный вид, мыть их. 

Документы и вечерние отчеты – своевременное и правильное заполнение заявок на ремонт, внесение данных на доску. Если есть замечания, то это сразу нарушение. Единственное исключение это, если сотрудник только пришел и не знает еще всех нюансов.

Соблюдение инструкций – исполнение всем персоналом, своих обязанностей. Например, если сотрудник ушел без заявления, просто предупредив на словах, то это нарушение.

ВАЖНО!!! За нарушение каждого пункта удерживается с зп эквивалент каждого пункта дисциплины.

3. Контроль выполнения сотрудниками должностных инструкций

1. Контроль работы офис-менеджеров:

• Время прихода и внешний вид

• Как представляются

• Перезванивают ли по пропущенным вызовам

• Спрашивают ли имя клиента

• Пользуются ли именем клиента

• Делают ли попытки записи

• Соответствие разговора скриптам

• Как заполняют таблицы

• Обзванивают ли записанных клиентов заранее

• Правильно ли оформляют документы

• Правильно ли проводят все в 1С

• Записывают ли гарантии

• Проверка отчетов

• Проверка опроса клиентов

• Контроль денег в кассе.

2. Контроль работы приемщиков

• Время приход и внешний вид

• Общение с клиентом

• Расчет цены и ее объявление

• Правильно ли определили причину поломки турбины

• Работа с возражениями

• Проверяют ли цену новой при объявлении цены

• Проверяют ли турбину перед выдачей

• Соблюдают ли процесс объявления цены

• Проверяют ли возражения на истинность

• Правильно ли оформляют заявки 

• Заполнение таблиц

• Как инструктируют клиента при выдаче турбины

• Работа с гарантийными обращениями.

3. Контроль работы механиков

• Время прихода и внешний вид

• Порядок на рабочем месте

• Соблюдение должностных инструкций

• Заполнение отчетов по сборке

4. Контроль территории.

• Порядок на территории

• Порядок внутри сервиса 

• Вывоз мусора

• Контроль работы уборщиц

4. Как Вводить Сотрудника в Должность

Эффективность работы нового сотрудника во многом зависит от правильного введения в должность.

ШАГ №1: Расскажите сотруднику о компании

Ввод нового сотрудника в должность всегда нужно начинать со знакомства с компанией. Важно, чтобы новый сотрудник с первых дней работы понял ценность компании и то, какую пользу она приносит клиентам. Цель этого шага —  сформировать у нового сотрудника уверенность в том, что Ваша компания является надёжным работодателем и ценным партнёром для клиентов.

Обязательно расскажите новому работнику историю развития Вашей компании и её миссию и выдайте необходимые инструкции. 

Работая в Вашей компании, сотруднику важно понимать, что он будет всё время развиваться, и у него есть хорошая перспектива профессионально роста. Объясните, каких результатов ему нужно достичь для карьерного продвижения, и как он может это сделать. 

ШАГ №2: Проясните сотруднику продукт его работы

Обозначьте результат работы перед тем, как человек приступит к работе. Очень важно добиться одинакового понимания того, что он должен делать на этой должности. 

Не полагайтесь на то, что сотрудник понимает очевидные на Ваш взгляд вещи. В этом состоит одна из главных ошибок руководителей. Проясните даже самые явные детали того, что Вы ожидаете от его работы. Спросите нового сотрудника, как он это понял, и попросите сформулировать свой продукт. Этот вопрос поможет Вам убедиться в том, что информация действительно была принята. Обсуждая ожидаемые результаты работы, расскажите сотруднику, каким образом он может их достичь.  

ШАГ №3: Назначьте задачу на первую неделю работы

В первую неделю работы новый сотрудник должен на практике доказать результативность, которую Вы увидели на собеседовании. Поэтому крайне важно поставить чёткую, измеримую в цифрах задачу на первую неделю работы. Например, сдать несколько пунктов из плана обучения за неделю.


ШАГ №4: Назначьте наставника

Выберите наиболее компетентного сотрудника из работающего в Вашей компании персонала и попросите его помочь новому коллеге. Объясните сотруднику, что он может всегда обратиться к наставнику по любому вопросу, связанному с работой

ШАГ №5: Познакомьте сотрудника с коллективом

Необходимо познакомить нового человека с коллективом в первый день работы. Это можно сделать на собрании, или обойдя всех в офисе и представив каждого сотрудника. Обязательно расскажите о принятых в Вашей компании способах коммуникации. Например, если Вы общаетесь с сотрудниками по скайпу, добавьте его в общий чат и пришлите все нужные для работы контакты. Дать ему список существующих сотрудников, в котором укажете, кто за что отвечает, и как с ними можно связаться. Чем лучше будет налажена связь, тем быстрее новый сотрудник поймёт, что от него требуется, и к кому он может обращаться с возникающими вопросами.  

ШАГ №6: Проведите экскурсию по офису

Проведите его по офису и покажите, что и где находится. В первые дни работы человек может стесняться спросить о чём-то новых коллег. Объяснив, к примеру, где находится кухня, Вы поможете ему быстрее освоиться и почувствовать себя комфортно. Обязательно ознакомьте пришедшего работника с правилами поведения в Вашей компании. Это поможет ему быстрее адаптироваться и избежать многих проблем.  

ШАГ №7: Пропишите программу обучения

Выдать план стажировки с указанием конкретного срока для сдачи.  Дать задание новому менеджеру (приемщику илиофис-менеджеру):

1. прозвонить всю базу не записавшихся клиентов.

2. позвонить тем, кто у нас ремонтировался, и узнать отзывы

3. позвонить отказавшимся от ремонта клиентам и узнать сделали они турбину или нет

Если после прочтения у Вас остались вопросы или какие-то моменты были непонятны, напишите об этом ниже?

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контрольные вопросы:

1. Обязанности старшего администратора?

2. Контроль сотрудников?

3. Чек-лист для отдела контроля?

4. Как вводить нового сотрудника в должность?