Памятка к инструкции ОМ ред 24.05.2021 г.

Офис-менеджер

Общие правила

1. Соблюдать внешний вид (форма одежды)

2. Соблюдать график работы компании (время прихода, время ухода)

3. Не использовать финансовые документы как черновики, а печатать все на новой бумаге.

4. Не разглашать информацию о заработной плате сотрудников, доходах и расходах фирмы, а также информацию по внутренним процессам компании как среди сотрудников компании, так и за ее пределами. 

5. Если что-то не понятно или есть малейшие сомнения в чем-то, то прежде чем что-то делать (что-то сломать) нужно спросить у своего руководителя (заместителя руководителя): как правильно сделать?

Работа на телефоне

1. Основная цель работы на телефоне – ПРИВЕСТИ КЛИЕНТА В СЕРВИС

2. Отвечать на телефон нужно в хорошем настроении, и не забывать про обаяние 

3. Обязательно перехватывать инициативу (задавать вопросы)

4. При работе на телефоне не грубить клиенту, не использовать жаргон и ругательства

5. При работе на телефоне не говорить цену клиенту, использовать правило «3 этапа»

6. При работе на телефоне ОБЯЗАТЕЛЬНО говорить про УТП - гарантия 3 года и сроки ремонта

7. При работе на телефоне создавать искусственный дефицит и давать надежду клиенту (что с его машиной/агрегатом все хорошо)

8. При работе на телефоне предлагать клиенту записаться

9. Отправлять смс с напоминанием как записавшимся, так и не записавшимся клиентам

Встреча клиента

1. При встрече клиента смотреть клиенту в глаза около 2 секунд, улыбаться и обязательно здороваться

2. Обязательно открывать заявку и провожать клиента в ремзону с мастером-приемщиком только с открытой заявкой.

3. Всегда открывать заявку на снятый агрегат, даже если агрегат получен нами без присутствия клиента.

4. Запускать в ремонт снятый агрегат только с предоплатой. Допускается запуск в работу по заявлению, подписанному руководителем

5. Если клиент не собственник автомобиля требовать доверенность от владельца авто (правило только для агрегатов на автомобиле)

6. При приёме автомобиля в ремонт, обязательно распечатывать и подписывать договор оказания услуг.

Выдача машины/агрегатов 

1. Выдавать машину/агрегат клиенту только при 100 % оплате по заказу. Выдать без оплаты можно, согласовав с руководителем, написав заявление

2. Клиент обязательно должен подписывать документы как до ремонта, так и после.

3. Если клиент отказывается подписать документы – обязательно просить написать клиента собственноручно отказ от подписи на наших документах. При повторном отказе клиента составить акт с руководителем об отказе от подписи

4. Если клиент организация или индивидуальный предприниматель обязательно просить предоставить доверенность (или при себе должна быть печать) для подписания документов и сдачи/получения автомобиля/агрегата в ремонт

5. Если клиент-организация оплачивает наши услуги наличными или корпоративной картой пробить кассовый чек можно на сумму не более 99 тыс рублей. При возникновении таких ситуаций следует звонить главному бухгалтеру или генеральному директору 

Работа с кассой

1. Хранить пин-коды и корпоративные карты нужно по отдельности!!

2. Передавать кассу по смене лично, либо через руководителя (сдавать кассу под подпись)

3. Ключ от сейфа носить с собой.

4. При приеме/выдаче наличных денежных средств их нужно проверять и пересчитывать

5. Не складывать полученные денежные средства в ящик стола, убирать сразу в сейф

6. Проводить расходы денег в соответствии с принятыми в компании статьями расходов (свои не придумывать)

7. Выдавать наличные денежные средства из кассы только при наличии подтверждающих документов (кассовый чек, расписка). 

8. Выдавать заработную плату каждому сотруднику индивидуально, так чтобы другие сотрудники не присутствовали рядом.

9. Обязательно требовать кассовый чек при оплате товаров корпоративной картой (карта, привязанная к р/счету)

10. Производить возврат из кассы клиентам наличными только после согласования с руководителем

11. Производить возвраты предоплаты клиентам тем же способом, как клиент оплачивал (если клиент оплачивал картой, то возвращаем деньги на карту, если оплачивал налом – возвращаем налом)

12. Возврат оплаты по карте производится только на ту карту, которой клиент оплачивал

13. Пересчитывать кассу в течении дня минимум 3 раза. Проверять кассу нужно в отсутствии клиентов и механиков.

14. Если в кассе на конец дня накопилась сумма более 50 тысяч рублей, ее необходимо внести на карту (не на корпоративную карту, привязанную к р/счету), если по каким-то причинам внести не получилось, убирать в сейф-дублер, в кассе оставляем только размен.

15. Обязательно в конце смены отправлять смс-отчет за день по наличным и безналичным приходам/расходам в WhatsАpp

16. Дата выдачи ЗП 15 число. Выдачу ЗП начинаем с 12 числа. 

17. В период выдачи ЗП ежедневно отправляется смс отчет о суммах выданной ЗП и остатка на выдачу с перечислением пофамильно тех, кому еще не выдали ЗП. 

18. Когда ЗП выдана 100 % присылаем смс отчет, пример:
    а) ЗП выдана 13 числа – ЗП выдана 100 % раньше срока на 2 дня

 б) ЗП выдана 15 числа- ЗП выдана 100 % в срок
  в) ЗП выдана 16 числа – ЗП выдана 100% позже на 1 день

19. 1 числа каждого месяца подготавливать и сдавать ежемесячные отчеты

Работа на складе

1. Выдавать запчасти со склада только после того, как они были списаны в тетрадь учета и в 1с.

2. Проводить инвентаризацию по основным запасным частям 1 раз в месяц, по прочим ежеквартально

3. Доп.работы (прошивка, услуги сторонних сервисов) необходимо учитывать в расходы по ЗН

4. Всегда приходовать товар, который мы покупаем для ремонта автомобилей/агрегатов клиентов. Даже если товар куплен за наличку или по корпоративной карте

5. Если купленный товар будем оплачивать по счету по безналу, то в приходной накладной обязательно в комментарии указывать БН (способ оплаты).