Памятка по документам клиентам правила 2025

Видео по памятке: https://disk.yandex.ru/i/tJJKl_XdYx1ecw
Документы для физ лиц

1. При приеме автомобиля заявку оформляем на пригнавшего, даже если он не собственник, если клиент не остается на РЕМОНТ, то акт делаем на пригнавшего авто.

2. Машину оставляют в ремонт:

• рукописная доверенность от собственника - ЗН переделываем на собственника

• отказ предоставлять рукописную доверенность просим ОСАГО

• без доверенности ЗН оформляем на пригнавшего

3. Выдача авто:

• акт выполненных работ 2 экз (1 нам+1 клиенту)

• гарантийный талон 2 экз (1 нам+1 клиенту)

• приложения 2 экз (1 нам+1 клиенту)

НАШИ ЭКЗЕМПЛЯРЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПОДПИСАНЫ КЛИЕНТОМ ДАЖЕ ЕСЛИ ЭТО ДИАГНОСТИКА

Документы для юридических лиц:

1. При приеме автомобиля заявку оформляем на ООО или ИП, спрашиваем доверенность на сдачу/получение авто из ремонта. Если доверенности нет, то на диагностика машину загоняем, предупреждаем что нужна ОБЯЗАТЕЛЬНО доверенность с СИНЕЙ печатью. 

2. Если ООО или ИП оплачивают наличными БЕЗ КАССОВОГО ЧЕКА, то доверенность не нужна, печатаем 2 акта и подписывает тот кто пригнал с расшифровкой

3. Если ООО или ИП платят по счету или корпоративной картой, то требуем доверенность и даем полный комплект документов (договор, акт и УПД если работаем с НДС 20% или 5 %

4. Остаются на ремонт:

• Договор на оказание услуг 2 экз

• Доверенность на представителя кто пригнал и забирает авто (дата доверенности должна быть актуальной, доверенность не должна закончится до даты выдачи и не должна начитаться после даты выдачи)

• Доверенность должна быть правильно оформлена, должна быть с синей печатью и подписью представителя

• Если нет доверенности, то должны быть с собой печать организации

• акт выполненных работ 2 экз (1 нам+1 клиенту)

• гарантийный талон 2 экз (1 нам+1 клиенту)

• приложения 2 экз (1 нам+1 клиенту)

• УПД 2 экз (для тех кто работает с НДС 20% или 5 %)

ВАЖНО! 

Когда автомобиль выехал из сервиса у нас должны остаться все вышеперечисленные документы полностью подписанные!!!

Если вы направляете отремонтированный агрегат ТК или на такси и у клиента нет ЭДО, то ДО выдачи агрегата мы направляем сканы всего пакета документов заказжику на подпись, чтобы они в ответ прислали нам сканы подписанные с их стороны, только после получения этих сканов мы отправляем агрегат с оригиналами документов, подписанные с нашей стороны

РАБОТА ПО ЭДО (электронный документооборот) с юр.лицами.

Мы сами не навязываем клиентам подписание документов в ЭДО. Нам лучше чтоб наши акты были подписаны рукой, где клиент пишет что все работы выполнены в полном объеме и претензий у него нет (что забрал битую или поломанную машину)

В каких случаях можно работать по ЭДО?
1.Если клиент просит направить все документы по ЭДО, так как офис в другом городе находится. 

2. Если мы ремонтируем снятый агрегат и отправляем его транспортной компанией или на такси.
Если все таки документы решили подписать по ЭДО. Делаем следующее:

Весь комплект (договор наш образец на услуги, заявка, заказ-наряд, акт выполненных работ, приложения, гарантийный талон) БЕЗ наших печатей отправляем в pdf в бухгалтерию для подписания с контрагентом по ЭДО. Машина при этом остается все еще у НАС В СЕРВИСЕ. Как только бухгалтерия прислала Вам полный пакет подписанный клиентом, только после этого Вы выдаете автомобиль!